Você sabia que o XML da NFe é o único documento com validade jurídica e fiscal da nota fiscal eletrônica? Pois é, guardar esse arquivo digital não é apenas uma boa prática — é uma obrigação legal, com base em normas tributárias e fiscais. Neste artigo, vamos explicar a obrigatoriedade de guardar o XML da NFe, os prazos exigidos por lei e as consequências para empresas que descumprem essa regra.
O que é o XML da NFe?
O XML da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é o arquivo digital que contém todos os dados da operação comercial, como informações do emitente, do destinatário, descrição dos produtos, valores e impostos. Esse documento é transmitido eletronicamente à Secretaria da Fazenda e tem validade legal somente nesse formato XML.
Já o DANFE (Documento Auxiliar da NFe), aquele impresso em PDF ou em papel que acompanha a mercadoria, não substitui o XML. Ele serve apenas como uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica para facilitar o transporte e a conferência. Portanto, não tem valor jurídico ou fiscal se estiver desacompanhado do XML.
O que diz a legislação sobre a guarda do XML?
A obrigatoriedade de guardar o XML da NFe está prevista na Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, norma que regulamenta a emissão e o uso da Nota Fiscal Eletrônica em todo o Brasil. Veja o que diz a legislação:
“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”
Ou seja, tanto quem emite quanto quem recebe a NFe é legalmente responsável por manter o XML arquivado de forma segura.
Prazo legal para guardar o XML da NFe
O prazo mínimo para guardar os arquivos XML da NFe é de 5 anos mais o ano corrente, ou seja, no mínimo 6 anos. Essa exigência tem base no:
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Ajuste SINIEF 07/2005, que remete à legislação tributária aplicável;
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Art. 173 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), que estabelece o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário pela administração pública.
Pois, esse período é necessário para permitir a fiscalização e a conferência dos documentos fiscais emitidos ou recebidos pela empresa.
Riscos de não cumprir a obrigatoriedade
Empresas que não cumprem a obrigatoriedade de guardar o XML da NFe estão sujeitas a diversos riscos, como:
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Multas em caso de fiscalização, mesmo que apresentem o DANFE;
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Impossibilidade de comprovar operações fiscais;
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Problemas na escrituração contábil e fiscal;
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Dificuldades em processos judiciais, revisões tributárias ou auditorias internas.
Além disso, a falta de controle sobre o armazenamento pode prejudicar o relacionamento com clientes, fornecedores e o próprio Fisco.
Como armazenar os XMLs corretamente
Para cumprir a legislação e evitar problemas, é fundamental adotar boas práticas de arquivamento:
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Armazene os XMLs em ambiente digital seguro;
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Utilize sistemas de gestão ou plataformas de armazenamento em nuvem;
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Organize os arquivos por CNPJ, mês e ano;
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Faça backups periódicos para evitar perdas.
Lembre-se: mesmo que o fornecedor ou o sistema emissor tenha uma cópia do XML, a responsabilidade pela guarda é sua — tanto como emissor quanto como destinatário.
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